7 bí quyết quản lý nhân viên hiệu quả nhất

Làm sao để nhân viên luôn làm việc 100% sức lực với bạn? Làm sao để nhân viên vẫn hoạt động tốt mà bạn không cần phải nhắc nhở điều chỉnh gì? Làm sao để khai thác những tiềm năng mà chính nhân viên đấy cũng chưa biết?

Bài viết dưới đây Mekong soft sẽ chia sẻ với bạn những “Bí quyết để quản lý nhân viên hiệu quả nhất”.

Quản lý là gì?

Có nhiều định nghĩa về “quản lý” như:

1. Taylor: "Làm quản lý là bạn phải biết rõ: muốn người khác làm việc gì và hãy chú ý đến cách tốt nhất, kinh tế nhất mà họ làm " .

2. Fayel: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát. Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy”.

3. Hard Koont: "Quản lý là xây dựng và duy trì một môi trường tốt giúp con người hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu đã định".

4. Peter F Druker: "Suy cho cùng, quản lý là thực tiễn. Bản chất của nó không nằm ở nhận thức mà là ở hành động; kiểm chứng nó không nằm ở sự logic mà ở thành quả; quyền uy duy nhất của nó là thành tích".

5. Peter. F. Dalark: "Định nghĩa quản lý phải được giới hạn bởi môi trường bên ngoài nó. Theo đó, quản lý bao gồm 3 chức năng chính là: Quản lý doanh nghiệp, quản lý giám đốc, quản lý công việc và nhân công".

Mỗi người mỗi kiểu, hiểu nôm na là bạn làm quản lý và là nhân viên của phòng quản lý thì các nhiệm vụ của bạn sẽ là: theo dõi - kiểm tra - đánh giá - điều chỉnh để đạt được mục đích của phòng. Còn những cái mở rộng khác như kế hoạch, mục tiêu thì nên cho vào khái niệm quản trị.

Từ đó chúng ta bàn đến từ Quản lý Nhân sự. Quản lý nhân sự = thực hiện 4 chức năng trên đối với đối tượng là Nhân sự (hay còn gọi là nhân viên). Nhân sự mang nghĩa rộng hơn bao gồm nhân viên + sếp và các yếu tố trên sếp.

7 bí quyết để quản lý nhân viên hiệu quả nhất

Để quản lý và điều hành nhân viện hiệu quả, làm việc năng suất bạn cần nằm lòng 7 bí quyết sau đây:

Hệ thống theo dõi thông tin nhân sự rõ ràng và tốt - BigData

Hệ thống thông tin nhân sự mà không thể trả lời các câu hỏi về nhân sự trong vòng 5 phút thì hệ thống đó không phải hoàn hảo. Với phần mềm quản lý của Mekong soft có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự của bạn một cách tốt nhất.

Bao gồm thông tin cá nhân nhân viên, lương thưởng, hoa hồng, tăng ca, ngày nghỉ….

Quy trình nhân sự tốt và đầy đủ:

"Do mô hình mỗi doanh nghiệp khác nhau nên việc xây dựng quy trình nhân sự cần căn cứ vào quy mô, cơ cấu tổ chức, chiến lược kinh doanh mà có thể dựa vào đó để xây dựng quy trình nhân sự phù hợp .

Thông thường quy trình nhân sự sẽ bao gồm:

1. Tuyển dụng nhân sự

2. .Đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân sự.

3. Các chế độ chính sách: bao gồm: lương thưởng, chế độ phúc lợi...

4. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật áp dụng trong công ty. (Phần này bao gồm cả các vấn đề Luật lao động, luật bảo hiểm...các luật liên quan đến nhân sự. Và những văn bản dựa theo pháp luật mà xây dựng riêng cho công ty.

5. Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Thông thường là vậy, trên thực tế còn tùy thuộc vào doanh nghiệp, với đặc thù kinh doanh có thể xây dựng quy trình phù hợp...Mỗi một bước quy trình lại bao gồm những mục nhỏ, ví dụ như:

Tuyển dụng: bao gồm các bước tuyển dụng như Xây dựng hệ thống bản mô tả công việc cho từng vị trí chức danh công việc, các form mẫu tuyển dụng, các bước tuyển dụng theo hoạt động thực tiễn, thường thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ rút ngắn các bước tuyển dụng... Nhưng tiêu chí chung của các doanh nghiệp là: tuyển dụng nhanh, đáp ứng được đủ số lượng và chất lượng mà chi phí tuyển dụng thấp...

Do vậy, để xây dựng được 1 quy trình tuyển dụng khả thi, áp dụng vào thực tiễn thì cần xem mô hình kinh doanh của công ty bạn, tính chất và các vấn đề khác có liên quan mới có thể xây dựng quy trình hoàn chỉnh nhất.

Hệ thống chính sách được phổ biến rộng rãi và đầy đủ

Tùy vào từng lĩnh vực và ngành nghề mà công ty sẽ có những chính sách và quy định khác nhau. Tuy nhiên dù thế nào thì công ty vẫn phải có chính sách vẫn phải có nội quy và ... vẫn nên có cái máy chấm công. Máy chấm công là một thứ phiền hà nhưng nó giúp ích rất nhiều cho quản lý nhân sự.

Sẽ không còn kiểu đi muộn về sớm. Nhưng nó lại nảy sinh việc đi sớm làm muộn. Đến điểm danh 1 cái rồi đi ăn sáng. Sự thực là như thế. Công ty nào cũng mắc phải. Công ty nào cũng có người đến sớm, điểm danh 1 cái rồi đi ăn sáng. Điểm qua 1 chút các loại quy chế, quy định chính sách công ty nên có:

• Quy chế chất lượng

• Quy chế đánh giá năng suất làm việc của nhân viên

• Quy chế đào tạo

• Quy chế điều động và thuyên chuển nhân sự

• Quy chế kỷ luật công việc

• Quy chế nâng cấp và cấp mới máy tính

• Quy chế phân quyền ban lãnh đạo

• QUy chế truy cập hệ thống thông tin

• Quy chế về công tác phí

• Quy chế kỷ luật lao động

• Quy định chấm công

• Quy định về thưởng

Mô tả công việc, mục tiêu, mục đích rõ ràng:

Mô tả công việc rất quan trọng: nó xác định ai là người có trách nhiệm thực hiện công việc và ai là người đảm bảo nhiệm vụ lớn được hoàn thành. Một hệ thống mô tả công việc hợp lý, phân chia nhiệm vụ “đúng người đúng việc” sẽ là biện pháp quản lý hiệu quả.

Một người quản lý xuất sắc là người cần đảm bảo mỗi nhân viên của mình nhận thức rõ ràng về công việc được giao. Anh em sẽ hiểu rõ vai trò của mình, làm việc với năng suất và đạt hiệu quả cao nhất nếu có sự ủng hộ cũng như hướng dẫn của sếp. Đây cũng chính là yếu tố quan trọng nâng cao mối quan hệ giữa nhân viên và sếp.

Hướng dẫn cụ thể, nâng cấp liên tục các kinh nghiệm và công cụ làm việc cho nhân viên

Nhân viên có mô tả công việc, có mục tiêu mục đích nhưng không có hướng dẫn và được cung cấp các công cụ cần thiết thì hiệu quả đạt được cũng không cao. Các nhân viên mới thì đương nhiên cần phải hướng dẫn cụ thể.

Còn các nhân viên đã có kinh nghiệm, mặc dù chúng ta có đôi phần yên tâm hơn nhưng vẫn nên có một buổi trao đổi cụ thể về cách làm để chắc chắn.

Tất yếu, nhân viên phải có tất cả công cụ vật chất và cá nhân để thực hiện công việc của họ. Chúng bao gồm dụng cụ, không gian làm việc thích hợp, sự ủng hộ của người quản lý, khả năng tiếp cận những kỹ năng và khóa học cần thiết. Ngoài ra, sự hướng dẫn cũng là điều không thể thiếu, đặc biệt trong những ngày đầu đi làm của nhân viên. Nó giúp nhân viên thích nghi với vai trò mới, hòa đồng với đồng nghiệp và môi trường làm việc một cách thoải mái.

Công cụ đánh giá công việc rõ ràng nhất quán

Nên tiến hành đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên thường kì, đây là nơi nhân viên và sếp có thể thảo luận bất cứ vấn đề gì đã xảy ra và chấm điểm cho hoạt động của nhân viên.

Thêm vào đó, người quản lý nên sáng tạo một diễn đàn cho những thảo luận trong công ty và giải quyết các vấn đề của nhân viên. Cuối cùng, nhân viên sẽ thỏa mãn hơn nếu lương bổng cũng được đánh giá thường kì. Rõ ràng, họ sẽ làm việc tốt hơn nếu cảm thấy được hưởng xứng đáng về mặt tài chính.

Tốt nhất là nên dùng KPI và có một buổi trao đổi cụ thể, tầm 6 tháng nên có 1 lần. Coi như là buổi xúc tiến lại.

Thưởng phạt chắc chắn

Điều cuối cùng rất đơn giản: trao thưởng xứng đáng cho nhân viên vì làm việc tốt và những cống hiến của họ. Phần thưởng không nhất thiết phải là các khoản tiền hậu hĩnh.

Nhân viên cũng sẽ rất cảm động nếu được thời gian nghỉ ngơi để xem các trận đấu World Cup chẳng hạn, hay tham gia các hoạt động ngoại khóa bổ ích, hoặc đơn giản hơn nữa là bữa trưa được phục vụ miễn phí. Họ sẽ hạnh phúc vì thấy được coi trọng và sẽ làm việc chăm chỉ, hiệu quả hơn nữa.

Một công ty mà có đủ 7 điều này thì quá ổn rồi. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ nắm được bí quyết quản lý nhân viên hiệu quả nhất và biết cách khai thác tối đa tiềm năng của nhân viên.

Tham khảo:

>> Phần mềm ERP

>> Phần mềm quản lý sản xuất

>> Phần mềm quản lý bán hàng