5 Phương pháp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

Điểm chưa tốt trong thu thập và khai thông tin khách hàng hiện nay

Khách hàng luôn là nguồn tài nguyên quý giá nhất của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp xem nhẹ vấn đề này hoặc lựa chọn những phương pháp tiếp cận không hợp lý. Điển hình là nạn Spam diễn ra quá tràn lan và phổ biến. Mỗi doanh nghiệp hay cá nhân nghĩ nhiều đến việc đi mua một danh sách số điện thoại hoặc Email rồi "Spam" và mong chờ sẽ có khách hàng thay vì việc quản lý dữ liệu khách hàng.

Biện pháp này không phải là sự lựa chọn khôn ngoan và hiệu quả, vì:

• Thứ nhất: Những dữ liệu khách hàng có sẵn trên mạng đều đã bị rất nhiều các công ty khai thác nên họ sẽ có ác cảm với các hình thức spam, điều này có thể dẫn đến phản ứng ngược của khách hàng với doanh nghiệp.
• Thứ hai: Dữ liệu khách hàng đã rất cũ và không được cập nhật, nhiều thông tin còn không tồn tại.
• Thứ ba: Đa phần các dữ liệu khách hàng này này rất chung chung và không có sự phân hóa theo tệp khách hàng.

Vì vậy doanh nghiệp bạn muốn khai thác hiệu quả từ dữ liệu khách hàng, bạn cần có phương pháp quản lý phù hợp. Thông thường, bộ phận kinh doanh và Marketing trong doanh nghiệp có thể tích lũy được một lượng lớn dữ liệu về khách hàng. Với một phương pháp hợp lý, lượng dữ liệu khổng lồ này có thể được tận dụng theo nhiều cách và tạo ra một lượng doanh thu không hề nhỏ cho doanh nghiệp.

Bài viết sau đây sẽ chia sẻ với các nhà quản lý 5 phương pháp đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công để nâng cao hiệu quả quản lý thông tin khách hàng tại doanh nghiệp:

Thu thập dữ liệu một cách minh bạch

Bước đầu tiên khi xây dựng thông tin về khách hàng là thu thập dữ liệu. Sự khác biệt giữa việc dùng thông tin khách hàng cho mục đích Marketing và việc thu thập dữ liệu chỉ để gửi đi thông điệp spam là sự đồng ý của khách hàng.

Trừ khi khách hàng tự nguyện cho thông tin và chấp nhận việc nhận thông tin từ phía doanh nghiệp, những thông tin này không có giá trị. Người chịu trách nhiệm công việc này cần đảm bảo khách hàng hoàn toàn tự nguyện đồng ý cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin cá nhân. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần nói không với mọi hình thức mua bán thông tin khách hàng.

Điều này vừa vi phạm pháp luật, dẫn đến khả năng công ty bị kiện, vừa là việc làm lãng phí vì những khách hàng này sẽ lập tức liệt ngay những thông điệp của doanh nghiệp vào dạng Spam. Tất nhiên không cần nói đến việc thương hiệu của công ty chắc chắn sẽ bị hủy hoại vì điều này.

Biết rõ mình cần thông tin gì từ khách hàng

Nếu doanh nghiệp quyết định thực hiện cách tiếp cận đối tượng khách hàng chủ doanh nghiệp thông qua đường bưu điện thì việc thu thập địa chỉ và email cá nhân có thể là không cần thiết. Vì việc thu thập thông tin khách hàng trên thực tế tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức của cả tập thể, nếu nhà quản lý có thể thu hẹp được lượng dữ liệu cần thiết, nguồn lực chung của công ty sẽ được tiết kiệm rất nhiều.

Hệ thống quản lý CRM thông minh

Các công ty tiến hành hoạt động quản lý thông tin khách hàng bài bản sẽ không tiếc tiền đầu tư vào một hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng thông minh.

Hệ thống này một mặt giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp tiếp cận được đúng và đầy đủ các thông tin mình cần, vào bất kỳ thời điểm nào, đồng thời tạo ra một nền tảng duy nhất để cập nhật và lưu trữ mọi dữ liệu quan trọng liên quan đến khách hàng, giúp cho việc quản lý dữ liệu hiệu quả hơn rất nhiều.

Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng

Chú ý vấn đề bảo mật

Một khi doanh nghiệp đã thu thập các thông tin mang tính cá nhân như số điện thoại, địa chỉ, chức vụ,... Doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm bảo mật những thông tin này.

Một số đối tượng thường xuyên nhòm ngó những thông tin này là các doanh nghiệp đối thủ, doanh nghiệp có cùng tập khách hàng mục tiêu, hoặc các bên kinh doanh thông tin khách hàng.

Một vấn đề nữa có liên quan là việc backup dữ liệu. Dù ít khi xảy ra nhưng doanh nghiệp nên lường trước những sự cố có thể xảy ra để thống nhất với bên cung cấp dịch vụ của mình về giải pháp Backup dữ liệu thường xuyên.

Huấn luyện đội nhóm

Sẽ không có ý nghĩa nhiều nếu đưa món vũ khi lợi hại vào tay người không biết sử dụng. Những nhân viên chuyên trách cần hiểu được tầm quan trọng của thông tin, cũng như cách sử dụng chúng sao cho hiệu quả nhất. Hãy huấn luyện cho nhân viên biết rằng điều gì nên và không nên làm khi họ sử dụng những thông tin này để tiếp cận khách hàng.

Thêm vào đó, do các doanh nghiệp hiện nay đang cho phép nhân viên bán hàng của mình sử dụng khá linh hoạt những thiết bị điện thoại và email cá nhân để làm việc với khách hàng, nên nhà quản lý cũng cần chắc chắn rằng họ không vô tình làm lộ một vài thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp ra bên ngoài.

Nắm rõ 5 Phương pháp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả này, doanh nghiệp chắc chắn sẽ có những quyết định kinh doanh hợp lý, khai thác tốt hơn hiệu quả từ nguồn dữ liệu tuyệt vời này.

Mời bạn tham khảo Phần mềm quản lý bán hàng MekongSoft, tích hợp module “quản lý khách hàng”. Phần mềm giúp bạn quản lý dữ liệu khách hàng một cách đầy đủ, chi tiết, khoa học. Xem hướng dẫn và tải tại đây