; ; 
Những khó khăn rất thường thường xảy ra trong việc quản lý quán cafe như là: thanh toán, kết toán cuối tháng, tính công nhân viên, chạy bàn, thống kê nhiên liệu, tính toán các chỉ số khách hàng.
Top thủ thuật cần biết về phần mềm quản lý quán cafe

Những khó khăn rất thường thường xảy ra trong việc quản lý quán cafe như là: thanh toán, kết toán cuối tháng, tính công nhân viên, chạy bàn, thống kê nhiên liệu, tính toán các chỉ số khách hàng,... Để giải quyết giúp bạn những khúc mắc đó, phần mềm Mekong sẽ gợi ý cho bạn Top những thủ thuật cần biết đối với phần mềm quản lý quán cafe.

Tiết kiệm thời gian và chi phí đầu vào cho cửa hàng

Các chủ cửa hàng kinh doanh cafe hiện nay luôn ở thế bị động về nguồn nguyên liệu pha chế, vật liệu decor, trang thiết bị,... Các dữ liệu quan trọng phải được quản lý chặt chẽ vị rất quan trọng trong những giai đoạn về sau, vì thế việc quản lý và kiểm soát chúng rất tốn thời gian và công sức. 

Sau khi thống kế, phân tích mức tiêu thụ nguồn nhiên liệu sẵn có, tiếp đó sẽ có giải pháp giảm tần suất mua các nguyên vật liệu ít sử dụng, thay vào đó tập trung vào các sản phẩm được tiêu thụ nhiều hơn để có số lượng và chiết khấu cao hơn từ nhà cung cấp.

Sắp xếp và phân loại các nguyên vật liệu theo thời hạn sử dụng, để có kế hoạch phát triển củng cố cửa hàng trong thời gian tới. Chi phí phí đầu tư, chỉnh trang sẽ được giảm đi phần nào, từ đó bạn sẽ tiết kiệm được khoản lợi nhuận vô cùng lớn. Thật dễ dàng khi phần mềm quản lý được thiết kế khoa học để việc giám sát quy trình được tối giản hoá hoàn toàn công nghệ. Chỉ với những thao tác cơ bản, một bức tranh tổng thể về tình trạng hàng hoá đã hiện ngay trước mắt bạn.

Thiết lập cơ cấu, tổ chức nhân sự khoa học

Thiết lập cơ cấu, tổ chức nhân sự khoa học

“Thanh toán nhanh - Phục vụ nhanh - chuẩn xác - đúng quy trình” là những yếu tố tối quan trọng việc quản lý, thể hiện sự chuyên nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Đương nhiên mục đích cuối cùng là xây dựng trải nghiệm tốt nhất đến khách hàng của bạn.

Tối giản quá trình phục vụ

Nhân viên phục vụ sẽ đến tận bàn đưa menu sau đó ghi chép lại order trên giấy, thông thường là như vậy. Nếu khách hàng muốn hủy món đã đặt, hoặc đổi sang món khác, nhân viên sẽ phải mất công làm lại khâu phục vụ vô cùng chậm chạp, dẫn đến vào giờ cao điểm dù có làm việc hết công suất, thì một nhân viên phục vụ cũng chỉ chăm sóc được số lượng bàn rất hạn chế.

Giải pháp là sử dụng điện thoại thông minh/ ipad kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý cafe trên Android hoặc iOS để nhận order của khách hàng ngày càng phổ biến. Giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình thông qua một hệ thống quản lý duy nhất.

Bạn đã có thể thuận tiện nắm bắt trạng thái phục vụ của từng bàn, doanh thu được cập nhật ngay lập tức, với độ chính xác tuyệt đối, Đặc biệt với với mỗi quy trình và hình thức kinh doanh khác nhau, phần mềm Mekong sẽ có thiết kế riêng biệt để phù hợp với nhu cầu của cửa hàng. Trải nghiệm thử miễn phí ngay TẠI ĐÂY

Giảm gánh nặng cho vị trí chế biến

Khi yêu cầu xử lý của khách hàng được xử lý chính xác, order sẽ được chuyển ngay đến phòng chế biến mà không cần qua các khâu trung gian. Thay vì trước đây quy trình được diễn ra trong thời gian hơn 5 phút, qua phần mềm quản lý thời gian được rút gọn chưa tới 1 phút.

Ra Bill ngay lập tức tới tay bộ phận chế biến, giúp việc sắp xếp được dễ dàng, hạn chế mọi sai sót phát sinh, giảm bớt áp lực nhân viên và gia tăng năng suất hoạt động cho công việc.

 

Tối ưu thanh thanh toán - xoá bỏ thất thoát

Điểm cuối cùng để gây ấn tượng và ghi dấu ấn trong lòng khách hàng chính là bước thanh toán. Vì thế quy trình thanh toán nhanh gọn, chính xác là điều tất yếu mà các cửa hàng kinh doanh hiện nay phải hướng tới. 

Với trường hợp sau chẳng hạn: nhân viên thu ngân gian dối thu thêm tiền của khách, việc này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến uy tín và thương hiệu của bạn. 

Hoặc trường hợp trong hóa đơn in thiếu, thì đầu tiên phải xin lỗi khách và yêu cầu thu ngân sử dụng phần mềm quản lý chỉnh sửa và ra Bill bổ sung, việc giải quyết sẽ trở nên nhanh gọn lẹ hơn.

Phân bố nhân sự, nhân viên phù hợp theo từng vị trí

Đối với những quán, cửa hàng nhỏ chỉ dưới 5 nhân viên thì các đầu việc có thể dễ dàng được phân chia rõ ràng. Tuy nhiên, khi bạn phát triển với quy mô và tổ chức lớn hơn thì các chủ cửa hàng phải phân chia nhân viên theo những khu vực riêng biệt để thuận tiện cho quá trình quản lý.

Chẳng hạn với những vị trí rộng như sân vườn, khu vui chơi,... hay những công trình nhiều lầu, nhiều phòng, ốc,... thì việc phân chia khu vực cho nhân viên là điều phải làm. Đúng vị trí hoạt động, dễ dàng kiểm soát từng cá nhân, tránh khỏi việc thất thoát tiền bạc, dễ dàng đánh giá khả năng nhiệm vụ của mỗi nhân viên.

Quá trình check in, giao ca, đổi ca trở nên nhanh chóng, dễ dàng

Tại các thành phố lớn hiện nay, nhân viên phục vụ tại quán cafe đều là học sinh, sinh viên lịch học tập và sinh hoạt thường xuyên thay đổi bất ngờ. Việc tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên có thể thỏa thuận đổi ca cũng sẽ tăng tính chủ động, hạn chế việc nghỉ đột xuất, thiếu người làm. Nhân viên được làm việc trong môi trường tự giác, thoải mái đó là động lực để họ cống hiến hết mình nhằm phục vụ cho lợi ích của cửa hàng.

 

Luôn có thể cập nhật và thay đổi để  mang đến một menu ấn tượng

Luôn có thể cập nhật và thay đổi để  mang đến một menu ấn tượng

Quản lý menu của quán cũng là điều cần thiết mà mỗi chủ cửa hàng cũng cần thường xuyên phải chú ý tới, bởi xu hướng đồ uống luôn thay đổi từng ngày, việc cập nhật những món đồ uống đang hot, theo trào lưu là điều rất cần thiết để cửa hàng của bạn hút khách.

Bên cạnh đó, sáng tạo ra các menu phù hợp cho từng mùa, sự kiện hay ứng biến kịp thời với thời tiết cũng là cách giúp chủ quán đảm bảo doanh thu và thu hút thực khách trở lại quán.

Cập nhật đồ ăn, thức uống đúng thời điểm không những đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn giảm chi phí phát sinh, tồn kho nguyên vật liệu. 

Tạo hiệu quả Marketing cao cho quán cafe của bạn

Trung bình các quán quán cafe hiện nay đều phải ngừng hoạt động, lỗ vốn trong 2 năm đầu tiên hoạt động, nguyên nhân không phải nằm ở đồ uống, cách phục hay thanh toán mà đó là cách làm thương hiệu cho quán của họ. Đồ uống bạn ngon, chất lượng phục vụ bạn tốt, cửa hàng decor bắt mắt, ấn tượng những làm sao để khách hàng biết đến bạn là ai thì có bao giờ bạn đặt câu hỏi đó chưa?

Chính vì vậy, chủ quản lý cần tìm hiểu thị trường xung quanh bạn, vạch ra chiến lược tiếp thị đơn giản hiệu quả nhất. Tạo chương trình khuyến mại với mascot bằng phần mềm quản lý  bán hàng. 

Ngoài việc mời mọi người đến bằng những tờ rơi quảng cáo đa dạng, hãy nhờ sự giúp đỡ từ phía những người thân giới thiệu giúp bạn. Hãy linh hoạt hợp tác với những khách sạn, nhà nghỉ địa phương hay những khu vui chơi....Bạn có thể thỏa thuận với họ hợp tác truyền thông trên đa phương tiện để 2 bên phát triển cùng có lợi.

_____________

Là công ty công nghệ có nhiều năm kinh nghiệm trong việc sản xuất phần mềm quản lý, với đội ngũ lập trình viên hàng đầu hiện nay. Mekong Soft luôn mang đến trải nghiệm tốt nhất tới tất cả khách hàng của mình. Tháo gỡ tất cả những khó khăn trong quá trình quản lý, giúp  bạn sở hữu phần mềm quản lý tốt nhất, hiện đại nhất cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng những nhà quản lý có thể tìm kiếm được một phần mềm quản lý phù hợp nhất với mô hình quản lý của mình. Mong muốn tạo sự hài lòng cho bạn là niềm vui của chúng tôi!  

>> Xem thêm: Ngoài ra chúng tôi còn các phần mềm ERP theo yêu cầu ,chi tiết tại đây