Nhân viên của bạn không thích phần mềm vì cảm thấy “Excel đang vẫn tốt”?

29-06-2020
Ai cũng biết, mục đích của phần mềm quản lý là tối ưu hiệu suất làm việc của con người, giúp nhân viên làm việc hiệu quả và dễ dàng hơn. Tuy nhiên không phải ai cũng thích dùng phần mềm...

Nhân viên bạn không thích phần mềm?!

Ai cũng biết, mục đích của phần mềm quản lý là tối ưu hiệu suất làm việc của con người, giúp nhân viên làm việc hiệu quả và dễ dàng hơn. Tuy nhiên không phải ai cũng thích dùng phần mềm, đặc biệt là những nhân viên đã quen với cách làm cũ và tư duy “ngại cái mới”.

Thật ra, đây là phản ứng bình thường và rất hay xảy ra mỗi doanh nghiệp thay đổi cách làm việc. Nhân viên của bạn đang ngần ngại sử dụng phần mềm quản lý, không phải vì họ muốn cản trở việc kinh doanh hay muốn chống đối, mà chỉ đơn giản vì họ không muốn đối mặt với những rủi ro khi mạo hiểm thử một thứ hoàn toàn mới - nhất là khi họ không biết nó có tác dụng thật hay không.

Hãy giúp nhân viên của bạn vượt qua nỗi sợ hãi đó bằng cách hiểu rõ tâm lý từng nhóm người để tìm cách thuyết phục hiệu quả.

Trong bài viết này, hãy cùng tôi tìm hiểu về lý thuyết về mô hình tâm lý của nhân viên khi áp dụng phần mềm, cùng với các gợi ý hành động để quá trình chuyển đổi này được “trong ấm ngoài êm” nhất.

Thực tế là không phải ai trong doanh nghiệp của bạn cũng sẽ tiếp nhận phần mềm với ánh nhìn e dè và tiêu cực. Bạn vẫn sẽ thấy có những người phấn khích mày mò, có người hỏi han rất kĩ rồi tìm cách sử dụng một cách thận trọng.

Mô hình về quá trình lĩnh hội cái mới (a model of the innovation-decision process)

Từ những năm 1960s, nhà xã hội học danh tiếng Everett Rogers đã thống kê và phân loại những thái độ cởi mở khác nhau trước việc sử dụng công nghệ, và mô hình hóa kết quả đó dưới dạng đường hình chuông như dưới đây.

Mô hình về quá trình lĩnh hội cái mới (a model of the innovation-decision process)

Theo mô hình áp dụng phần mềm này, nhân viên của bạn có thể thuộc một trong năm nhóm:

Innovators (Những nhà cải tiến)

Đây là những người đón đầu mà bạn thậm chí sẽ không phải tốn thời gian thuyết phục họ sử dụng công nghệ mới, vì họ THÍCH công nghệ mới. Họ đam mê những đổi mới và luôn sẵn sàng để trải nghiệm chúng càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, số này thường chỉ chiếm tỉ lệ siêu nhỏ (2,5%) trong cả một tập thể.

Early adopters (Những người áp dụng sớm)

Giống như Innovators, những người dùng này sẽ thử phần mềm mới nhanh hơn đa số nhân viên còn lại, nhưng lý do là bởi họ sớm nhìn thấy được những thay đổi tích cực mà công nghệ này có thể đem lại. Nhóm này có thể trở thành đội ngũ tiên phong với tinh thần dám nghĩ dám làm, để lan tỏa công nghệ tới những bộ phận khác.

Early majority (Phần đông áp dụng sớm)

Chiếm một nửa trong đại đa số thành phần, nhóm này tiếp cận phần mềm mới một cách thận trọng và thực tế. Early majority thường đợi người khác xem xét kỹ lưỡng, họ muốn biết phần mềm mới hữu ích thế nào thì mới áp dụng.

Late majority (Phần đông áp dụng muộn)

Những người dùng này sẽ chỉ áp dụng phần mềm mới khi mà thấy rằng đại đa số đã từ bỏ công cụ cũ và công cụ cũ đã trở nên không hợp lý.

Laggards (Những người chậm chạp)

Nhóm người này có xu hướng sử dụng cách làm quen thuộc. Họ thường không thoải mái khi phải học và sử dụng các công cụ mới. Cách duy nhất để thúc đẩy nhóm nhân viên này là buộc họ sử dụng phần mềm mới bằng cách loại bỏ các tùy chọn cũ.

Bằng cách hiểu được phân loại này và áp dụng nó trong bối cảnh của doanh nghiệp mình, bạn sẽ có nhiều insight hơn để nghĩ về chiến lược và kế hoạch triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp. Bạn nên tiếp cận nhóm nhân viên nào trước? Thông điệp với từng nhóm nhân viên là gì, có phải lúc nào cũng nên đao to búa lớn nói về các công nghệ đột phá? Đâu là động lực để từng nhóm nhân viên sử dụng công nghệ? Những ai sẽ giúp bạn, những ai sẽ có khả năng gây cản trở?

Việc đưa một phần mềm quản trị doanh nghiệp vào triển khai không phải chỉ là 1-2 ngày, nó đòi hỏi một thời gian đủ để từng nhóm nhân viên làm quen với thay đổi và doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả thực sự của phần mềm. Chính vì vậy, chủ động có một lộ trình triển khai bài bản là điều kiện tối quan trọng để việc triển khai công nghệ mới được thành công.

Bạn cần triển khai phần mềm quản lý cho doanh nghiệp, liên hệ với Mekong Soft để được tư vấn triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất!

1900-571-232