Hướng dẫn thành lập ban QLDA đầu tư xây dựng theo Nghị định 175/2024

Không ít chủ đầu tư khi bắt tay vào một dự án xây dựng mới đều loay hoay với câu hỏi nên tổ chức bộ máy quản lý dự án ra sao, thành lập Ban QLDA đầu tư xây dựng theo trình tự nào để vừa đúng quy định, vừa vận hành hiệu quả ngay từ đầu.

Nói ngắn gọn, Ban QLDA đầu tư xây dựng là tổ chức được người quyết định đầu tư hoặc chủ đầu tư lập ra để thay mặt mình quản lý dự án xuyên suốt từ chuẩn bị, thực hiện cho đến khi hoàn thành, quyết toán. Nếu bạn cần hiểu đầy đủ về định nghĩa, phân loại và cách vận hành mô hình này, có thể xem trước bài Ban QLDA đầu tư xây dựng là gì? Chức năng, nhiệm vụ & cách vận hành theo NĐ 175/2024. Trong bài này, chúng ta sẽ tập trung vào phần thực hành: Khi nào cần thành lập, thành lập theo trình tự nào, cần lưu ý gì, và Ban QLDA đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể nào sau khi đi vào hoạt động.

Một điểm cần lưu ý ngay từ đầu: Kể từ ngày 01/07/2026, các quy định về quản lý dự án đã có bước chuyển tiếp quan trọng. Khung pháp lý cốt lõi của Nghị định 175/2024/NĐ-CP hiện đã được kế thừa, cập nhật và tối ưu hóa toàn diện trong Nghị định 217/2026/NĐ-CP. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn quy trình thành lập Ban QLDA chuẩn chỉnh, đồng thời chỉ rõ những điểm cập nhật mới nhất giữa hai văn bản này để doanh nghiệp áp dụng chính xác.

1. Khi nào chủ đầu tư cần thành lập ban QLDA đầu tư xây dựng?

Không phải dự án nào cũng bắt buộc thành lập một ban QLDA riêng. Với dự án quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản, chủ đầu tư có đủ điều kiện năng lực có thể tự tổ chức quản lý mà không cần bộ máy chuyên trách. Việc thành lập ban QLDA đầu tư xây dựng thường được đặt ra trong ba trường hợp phổ biến.

- Trường hợp thứ nhất là dự án có quy mô lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp, đòi hỏi một bộ máy chuyên trách theo dõi tiến độ, chất lượng và chi phí trong thời gian dài. Ví dụ điển hình là các dự án hạ tầng giao thông, dự án khu công nghiệp có nhiều gói thầu triển khai song song.

- Trường hợp thứ hai là chủ đầu tư quản lý đồng thời nhiều dự án có tính chất tương đồng trên cùng một địa bàn hoặc cùng lĩnh vực, khi đó việc thành lập một ban QLDA chuyên ngành hoặc khu vực sẽ giúp tận dụng nhân sự có kinh nghiệm thay vì lập ban quản lý riêng cho từng dự án nhỏ lẻ.

- Trường hợp thứ ba là yêu cầu bắt buộc theo quy định đối với một số loại hình dự án sử dụng vốn đầu tư công, nơi pháp luật quy định rõ chủ đầu tư phải tổ chức bộ máy quản lý dự án hoặc thuê tư vấn quản lý dự án thay vì tự thực hiện.

​Ba trường hợp phổ biến khiến chủ đầu tư cần thành lập Ban QLDA chuyên trách

2. Hướng dẫn thành lập ban QLDA đầu tư xây dựng theo Nghị định 175/2024 theo quy trình 5 bước

Đây là phần cốt lõi mà nhiều chủ đầu tư và giám đốc dự án tìm kiếm khi bắt đầu một dự án mới. Quy trình thành lập Ban QLDA đầu tư xây dựng theo tinh thần Nghị định 175/2024 thường trải qua các bước sau, và về cơ bản vẫn được Nghị định 217/2026 kế thừa.

2.1. Xác định quy mô và lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp

Chủ đầu tư cần cân nhắc giữa việc thành lập ban QLDA chuyên trách cho một dự án cụ thể, sử dụng ban QLDA đa dự án sẵn có, hay thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án chuyên nghiệp. Quyết định này nên dựa trên năng lực nội bộ hiện có và tính chất kỹ thuật của dự án.

2.2. Xây dựng cơ cấu nhân sự

Một ban QLDA đầu tư xây dựng thông thường cần có giám đốc ban, các phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, kế hoạch, tài chính, cùng đội ngũ chuyên viên giám sát hiện trường. Nhân sự chủ chốt, đặc biệt là giám đốc ban và cán bộ giám sát, cần đáp ứng điều kiện về chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng theo quy định, trong đó có chứng chỉ quản lý dự án phù hợp với hạng dự án.

Cơ cấu nhân sự điển hình của một Ban QLDA

2.3. Xây dựng quy chế hoạt động nội bộ

Quy chế này cần quy định rõ quy trình phê duyệt, thẩm quyền ký duyệt hồ sơ theo từng cấp, quy trình kiểm soát chất lượng, và cơ chế phối hợp với các phòng ban chức năng khác của chủ đầu tư. Đây là bước dễ bị làm sơ sài nhưng lại quyết định phần lớn hiệu quả vận hành về sau.

2.4. Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết định thành lập

Hồ sơ trình duyệt cần nêu rõ chức năng nhiệm vụ ban QLDA đầu tư xây dựng, phạm vi dự án được giao quản lý, cơ cấu tổ chức và cơ chế tài chính cho hoạt động của ban.

2.5. Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ và cơ chế báo cáo định kỳ

Mọi quyết định trong quá trình thực hiện dự án cần có căn cứ pháp lý rõ ràng, dễ tra cứu khi cần đối chiếu trách nhiệm sau này. Để không bỏ sót thủ tục bắt buộc trong quá trình thành lập và vận hành, bạn có thể đối chiếu thêm với Checklist Nghị định 175 cho Ban quản lý dự án: Danh sách kiểm tra đầy đủ từ A-Z. 

​📥 Tải checklist đầy đủ (PDF, miễn phí): Toàn bộ 5 bước thành lập, danh mục hồ sơ cần chuẩn bị và các đầu việc vận hành sau khi thành lập đã được tổng hợp thành một checklist có thể tick tay, dễ theo dõi và lưu trữ. Tải checklist thành lập & vận hành ban QLDA tại đây.

​5 bước thành lập Ban QLDA đầu tư xây dựng theo Nghị định 175/2024, cập nhật theo Nghị định 217/2026​

3. Ban QLDA vận hành những công việc gì sau khi thành lập?

Sau khi hoàn tất thành lập, chức năng nhiệm vụ Ban QLDA đầu tư xây dựng được xác định dựa trên phạm vi công việc mà chủ đầu tư giao hoặc ủy quyền. Nếu bài Ban QLDA đầu tư xây dựng là gì? Chức năng, nhiệm vụ & cách vận hành theo NĐ 175/2024 đã liệt kê quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định pháp luật, thì phần dưới đây đi sâu vào công việc thực tế mà Ban QLDA phải xử lý hằng ngày, theo từng nhóm nghiệp vụ.

3.1. Quản lý tiến độ thi công

Ban QLDA theo dõi tiến độ tổng thể và tiến độ chi tiết từng hạng mục, đối chiếu với kế hoạch đã phê duyệt để kịp thời phát hiện chậm trễ. Ví dụ, trong một dự án cầu đường, nếu nhà thầu chậm tiến độ đổ bê tông trụ cầu do thời tiết, ban QLDA phải là bên chủ động lập biên bản, đánh giá tác động đến tổng tiến độ và báo cáo người quyết định đầu tư.

3.2. Quản lý chất lượng công trình

Ban QLDA tổ chức nghiệm thu từng công đoạn, kiểm tra hồ sơ chất lượng vật liệu đầu vào, giám sát việc tuân thủ tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đã được phê duyệt cho dự án.

3.3. Quản lý chi phí và thanh toán

Ban QLDA kiểm soát dự toán, xác nhận khối lượng hoàn thành làm căn cứ thanh toán, phối hợp với Kho bạc Nhà nước trong trường hợp sử dụng vốn đầu tư công, nhằm ngăn ngừa tình trạng thanh toán vượt khối lượng thực tế.

3.4. Quản lý hợp đồng xây dựng

Ban QLDA là đầu mối soạn thảo, đàm phán và giám sát việc thực hiện hợp đồng với các nhà thầu tư vấn, thi công, cung cấp thiết bị, đồng thời xử lý các vướng mắc phát sinh theo đúng quy định pháp luật về đấu thầu và xây dựng.

3.5. Quản lý an toàn lao động và môi trường thi công

Ban QLDA yêu cầu nhà thầu tuân thủ biện pháp thi công an toàn, có phương án phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường xung quanh khu vực dự án, đặc biệt với các công trình ảnh hưởng lớn đến an toàn, lợi ích cộng đồng.

3.6. Chuẩn bị hồ sơ hoàn công và quyết toán

Khi công trình hoàn thành, ban QLDA chịu trách nhiệm tập hợp đầy đủ hồ sơ hoàn công, hồ sơ nghiệm thu để phục vụ công tác quyết toán vốn đầu tư và bàn giao công trình đưa vào khai thác sử dụng.

Ban QLDA đảm nhận 6 nhóm công việc chính xuyên suốt vòng đời dự án, từ tiến độ đến quyết toán

4. Những lưu ý pháp lý khi thành lập ban QLDA theo Nghị định 175/2024 và quy định thay thế

4.1. Rà soát lại quy trình theo văn bản hiện hành

Một sai lầm phổ biến của chủ đầu tư là áp dụng quy trình cũ theo Nghị định 175/2024/NĐ-CP mà không rà soát lại theo Nghị định 217/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2026). Dù kế thừa khung pháp lý cũ, văn bản mới đã điều chỉnh sâu về phân loại dự án và trình tự đầu tư.

Điểm cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến mô hình Ban QLDA:

- Nâng hạn mức lập Báo cáo kinh tế – kỹ thuật lên tối đa 40 tỷ đồng.

- Bổ sung trình tự riêng cho dự án quy mô nhỏ, công trình cấp bách và dự án đầu tư công đặc biệt.

Hạn mức và cơ chế mới này cho phép đơn giản hóa bộ máy. Nhiều dự án thay vì phải thành lập Ban QLDA cồng kềnh nay có thể chuyển sang hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý hoặc thuê tư vấn. Vì vậy, trước khi ký quyết định thành lập Ban QLDA, chủ đầu tư bắt buộc phải đối chiếu điều khoản quy định tại Nghị định 217/2026/NĐ-CP để đảm bảo tính hợp pháp.

4.2. Phân định trách nhiệm khi thuê tư vấn quản lý dự án

Nếu chủ đầu tư lựa chọn hình thức thuê tư vấn quản lý dự án thay vì tự thành lập ban QLDA nội bộ, cần đặc biệt lưu ý nguyên tắc phân định trách nhiệm: đơn vị tư vấn chịu trách nhiệm về chất lượng công việc quản lý dự án mà mình thực hiện, còn chủ đầu tư vẫn phải duy trì cơ chế kiểm tra, giám sát song song. Thiếu cơ chế kiểm soát này là nguyên nhân phổ biến khiến việc truy vết trách nhiệm gặp khó khăn khi có sự cố xảy ra.

5. Chuẩn bị gì để ban QLDA vận hành hiệu quả ngay sau khi thành lập?

Thành lập ban QLDA đầu tư xây dựng đúng quy trình mới chỉ là bước khởi đầu. Với khối lượng công việc trải dài từ kiểm soát tiến độ, chất lượng, chi phí đến quản lý hợp đồng và trách nhiệm pháp lý, nhiều ban QLDA hiện nay đang tìm đến các giải pháp phần mềm chuyên biệt để hỗ trợ kiểm soát tư vấn, tự động cập nhật quy định và truy vết trách nhiệm xuyên suốt vòng đời dự án. Nếu đang cân nhắc lựa chọn công cụ phù hợp ngay từ giai đoạn thành lập, bạn có thể tham khảo thêm Phần mềm Ban QLDA đầu tư xây dựng: 7 tiêu chí chọn đúng theo Nghị định 175/2024 để có cái nhìn tổng quan trước khi quyết định. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm giải pháp quản lý dự án theo quy định hiện hành tại MekongSoft.

Câu hỏi thường gặp về thành lập ban QLDA đầu tư xây dựng

Thành lập ban QLDA đầu tư xây dựng cần những hồ sơ gì?

Hồ sơ cơ bản gồm tờ trình xin thành lập, đề án hoặc phương án tổ chức bộ máy, dự thảo quy chế hoạt động, danh sách nhân sự dự kiến kèm chứng chỉ hành nghề, và văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền theo phân cấp quản lý dự án.

Ban QLDA đầu tư xây dựng có bắt buộc phải là pháp nhân độc lập không?

​Tùy thuộc vào nguồn vốn và mô hình tổ chức. Đối với các Ban QLDA chuyên trách hoặc Ban QLDA khu vực do cơ quan nhà nước, tập đoàn công ích thành lập để quản lý vốn đầu tư công thì bắt buộc phải có tư cách pháp nhân độc lập, có con dấu và tài khoản riêng. Ngược lại, nếu chủ đầu tư sử dụng dòng vốn khác hoặc áp dụng mô hình "Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án" (đối với dự án quy mô nhỏ, công trình cấp bách) thì có thể sử dụng bộ máy chuyên môn trực thuộc mà không cần lập pháp nhân riêng.

Mất bao lâu để hoàn tất thành lập một ban QLDA đầu tư xây dựng?

Thời gian phụ thuộc vào quy mô dự án và tốc độ phê duyệt của cấp có thẩm quyền, nhưng thông thường quy trình từ lúc xây dựng đề án đến khi có quyết định thành lập chính thức mất khoảng vài tuần đến vài tháng đối với dự án có quy mô lớn.

Nghị định 175/2024/NĐ-CP hiện còn hiệu lực không?

Không. Nghị định 175/2024/NĐ-CP đã hết hiệu lực thi hành kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2026 và được thay thế bởi Nghị định 217/2026/NĐ-CP, ban hành theo Luật Xây dựng năm 2025. Các ban QLDA cần cập nhật quy trình theo văn bản mới này để đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành.

Nghị định 217/2026/NĐ-CP có thay đổi gì so với nền tảng Nghị định 175/2024/NĐ-CP cũ không?

Về cơ bản, quy trình thành lập 5 bước và bộ khung vận hành của Ban QLDA từ thời Nghị định 175 vẫn được kế thừa trọn vẹn. Điểm cải tiến lớn nhất của Nghị định 217 là bổ sung cơ chế thông thoáng hơn cho dự án quy mô nhỏ và trình tự riêng cho công trình cấp bách. Do đó, các mô hình phần mềm quản lý dự án xây dựng phát triển theo chuẩn Nghị định 175 hoàn toàn đáp ứng tốt và chỉ cần cấu hình lại hạn mức theo văn bản mới.

Liên hệ MekongSoft để được tư vấn miễn phí

Công ty Cổ phần Phần mềm Mekong

Địa chỉ: Tòa nhà Orbital 2.0, Lô 32B, đường số 3, CVPM Quang Trung, P.Trung Mỹ Tây, TP.HCM

Hotline: 0944 443 558

Mail: support@mekongsoft.com.vn​

Website: https://mekongsoft.com.vn