Xem tài liệu hướng dẫn

Phần mềm quản lý nhà phân phối (NPP), đại lý Mỹ phẩm

PHẦN 0: TẢI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

Tải tài liệu hướng dẫn có bao gồm khuyến mãi và tích điểm: TẠI ĐÂY!!! <===

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN CƠ BẢN

      Đăng nhập:

      Nhấn đúp chuột vào biểu tượng Quản Lý Bán Hàng trên Desktop .

      Tên đăng nhập: admin

      Mật khẩu: admin

      Đăng xuất:

      Chọn “Quản Trị Hệ Thống” -> “Đăng xuất”.

      Kết thúc: Chọn biểu trượng dấu X bên góc phải trên màn hình.

1. Quản trị hệ thống

     Đăng nhập: đăng nhập vào hệ thống.

     Đăng xuất: đăng xuất khỏi phần mềm.

     Thông tin sử dụng: thông tin doanh nghiệp của người sử dụng.

     Phân quyền: tạo tài khoản người dùng, phân quyền cho người dùng được sử dụng chức năng nào trong phần mềm.

     Đổi mật khẩu: thay đổi mật khẩu người sử dụng.

     Sao lưu: sao lưu dử liệu dự phòng.

     Phục hồi: phục hồi lại dử liệu đã sao lưu.

     Import: Thêm danh sách hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp vào phần mềm từ file excel.

     Chỉnh sửa dử liệu: chỉnh sửa dử liệu trong trường hợp dử liệu bị sai hoặc lổi.

2. Thiết lập ban đầu

      Nhóm khách hàng/NCC: quản lý  khách hàng, nhà cung cấp theo nhóm.

      Khách hàng: quản lý thông tin khách hàng. Thao tác thêm, sửa, xóa khách hàng.

      Nhà cung cấp: quản lý thông tin nhà cung cấp.Thao tác thêm, sửa, xóa nhà cung cấp

      Loại hàng: quản lý hàng hóa.

      Hàng hóa: Quản lý danh sách hàng hóa: thêm, sửa, xóa. Khi mua bán hàng thì chỉ cần chọn hàng hóa không cần nhập lại.

      Quỷ: Thông tin quỹ (VD: Tiền mặt, ngân hàng vietbank,…).

      Nội dung thu chi: quản lý nội dung thu chi dùng để thu chi tiền thì chỉ cần chọn thôi không cần nhập (VD: Thu công nợ khách hàng, Chi tiền cho nhà cung cấp,…).

      Tồn kho ban đầu: Nhập tồn kho ban đầu (tồn kho hiện tại trong cửa hàng).

3. Quản lý nghiệp vụ

      Báo giá: báo giá cho khách hàng giá hàng hóa mình muốn báo giá.

      ​Đặt hàng: đặt hàng nhà cung cấp, khách đặt hàng.

      ​Chuyển kho: chuyển hàng hóa từ kho này đến kho khác.

      Mua hàng: mua hàng từ nhà cung cấp nhập vào kho.

      Bán hàng: xuất hàng ra để bán cho khách hàng.

      Trả hàng: trả hàng nhà cung cấp và khách hàng trả hàng.

      Thu tiền: Thu công nợ khách hàng.

      Chi tiền: Chi trả tiền nhà cung cấp.

      ​Thu chi khác: ​Thu tiền, chi tiền khác. Vd: Chi tiền điện, tiền nước, tiền lương...

      Tính lãi: Tính lãi công nợ khách hàng.

      Xuất – Nhập – Tồn: Thống kê số lượng hàng hóa trong quá trình mua hàng, bán hàng, trả hàng. Thể hiện số lượng tồn hiện tại của hàng hóa trong cửa hàng.

      Hàng tồn dưới định mức: Số lượng tồn thấp hơn giới hạn định mức quy định của hàng hóa.

      Bán hàng và thu tiền: Tổng kết tiền tiền bán hàng với tiền thu trên phiếu.

      Thu – Chi – Tồn – Quỹ: Thống kê tiền thu chi trong quỹ.

      Công nợ: Thống kê công nợ khách hàng, nhà cung cấp, cho biết công nợ của khách hàng, nhà cung cấp để tiện theo dõi.

      Chênh lệch lãi lổ: Thống kê chênh lệch lãi lỗ của hàng hóa trong quá trình bán hàng.

      Tổng kết bán hàng: Tổng kết bán hàng theo khách hàng, theo mặt hàng.

4. Chương trình khuyến mãi

      Chương trình: định nghĩa một chương trình khuyến mãi

      Đăng ký dự chương trình: Khách hàng đăng ký tham gia chương trình khuyến mãi.

      Tổng kết chương trình: Khách hàng được khuyến mãi.

PHẦN 2: THIẾT LẬP BAN ĐẦU

1. Thông tin sử dụng

      Đăng nhập vào phần mềm:

      Tên đăng nhập: admin

      Mật khẩu: admin

      Chọn “Đăng nhập”

      “Quản trị hệ thống” -> “Thông tin sử dụng”.

      Thiết lập thông tin doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện, điện thoại,…Các mục có (*) là bắt buộc, các thông tin khác không nhập củng được.

      Nhập thông tin xong chọn “Chấp nhận”

2. Nhóm khách hàng / NCC

Chọn “Thiết lập ban đầu” -> “Nhóm khách hàng/NCC”.

Chức năng chính: thêm, sửa, xóa, thoát.

  • Thêm: nhập thông tin nhóm gồm có mã nhóm (ở đây ta viết tắt hoặc để mặt định củng được), tên nhóm. Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin tiếp tục rồi chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Đóng”. Lưu ý: Mã không được trùng nhau.

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”.

  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • Thoát: chọn “Thoát”.

3. Khách hàng

Chọn “Thiết lập ban đầu” -> “Khách hàng”.

Chức năng chính: thêm, sửa, xóa, in danh sách, thoát.

  • Thêm: nhập thông tin khách hàng: chọn nhóm, nhập mã, tên, địa chỉ, điện thoại, công nợ ban đầu (công nợ đến thời điểm hiện tại),… . Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin rồi tiếp tục chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Đóng”. Lưu ý: Mã không được trùng nhau.

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”. VD: dòng được chọn dưới đây là khách hàng Phạm Minh Hải.

  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • In danh sách: chọn “In danh sách”.

Thoát: chọn “Thoát”.

4. Nhà cung cấp

Chọn “Thiết lập ban đầu” -> “Nhà cung cấp”.

Chức năng chính: thêm, sửa, xóa, in danh sách,thoát.

  • Thêm: nhập thông tin nhà cung cấp: chọn nhóm, nhập mã, tên, địa chỉ, điện thoại, công nợ ban đầu (công nợ đến thời điểm hiện tại),… . Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin rồi tiếp tục chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Đóng”.

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”. VD: dòng được chọn dưới đây là nhà cung cấp Công ty TNHH Tân Thành.

  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • In danh sách: chọn “In danh sách”.
  • Thoát: chọn “Thoát”.

5. Loại hàng

Chọn “Thiết lập ban đầu” -> “Loại hàng”.

Chức năng chính: thêm, sửa, xóa,thoát.

  • Thêm: nhập thông tin loại hàng: mã loại, tên loại. Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin rồi tiếp tục chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Đóng”.

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”. VD: dòng được chọn dưới đây là Công ty An Giang

  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • Thoát: chọn “Thoát”.

6. Hàng hóa

Chọn “Thiết lập ban đầu” -> “Hàng hóa”.
nbsp;
Chức năng chính: thêm, sửa, xóa, in, thoát.
⦁    Thêm: nhập thông tin hàng hóa: chọn loại hàng, nhập mã, tên, đơn vị gốc, giá nhập, giá bán lẻ,… . Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin rồi tiếp tục chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Đóng”. Ở đây ta hiểu Elsin có đơn vị tính nhỏ nhất là “gói”, một gói có giá nhập, giá bán lẻ, giá bán sỉ ta thấy trong hình, có đơn vị tính phụ là “Thùng”, TL quy đổi là 160 có nghĩa là 1 Thùng có 160 gói. Giá của “Thùng” bằng từng loại giá nhân với TL quy đổi.
nbsp;
⦁    Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”. VD: dòng được chọn dưới đây là Elsin 20g thuốc rầy.
nbsp;
⦁    Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
⦁    Thoát: chọn “Thoát”.

 

7. Quỹ

Chọn “Thiết lập ban đầu” -> “Quỹ”.

Chức năng chính: thêm, sửa, xóa,thoát.

  • Thêm: nhập thông tin quỹ: tên quỹ, tồn quỹ ban đầu. Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin rồi tiếp tục chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Đóng”.

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”. VD: dòng được chọn dưới đây là Tiền mặt

  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • Thoát: chọn “Đóng”.

8. Nội dung thu chi

Chọn “Thiết lập ban đầu” -> “Nội dung thu chi”.

Chức năng chính: thêm, sửa, xóa,thoát.

  • Thêm: nhập thông tin quỹ: chọn loại nội dung thu hay là chi, tên nội dung. Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin rồi tiếp tục chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Thoát”.

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”. VD: dòng được chọn dưới đây là Tiền mặt

  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • Thoát: chọn “Thoát”.

9. Tồn kho ban đầu

Chọn “Thiết lập ban đầu” -> “Tồn kho ban đầu”.

Nhập trực tiếp số lượng hiện tại trong kho hiện có vào cột số lượng.

Vd: hình dưới ta nhập số lượng 10 cho hàng hóa DAP Anh Xanh. Sau đó nhấp chuột vào dòng khác là phần mềm tự động lưu.

PHẦN 3: NGHIỆP VỤ CHÍNH

1. Mua hàng

 
Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Mua hàng”

Ở đây chúng ta củng có thể thêm nhà cung cấp mới, hàng hóa mới bằng cách chọn Nhà cung cấp, Thêm hàng hóa
nbsp;
Giao diện phần mua hàng gồm 2 phần chính:
⦁    Tìm kiếm: bên trái màn hình, hiển thị danh sách những phiếu mua hàng "Từ ngày" -> "Đến ngày", có thể tìm những phiếu của nhà cung cấp nào đó.
⦁    Thông tin: Thông tin phiếu mua hàng.
Qua trình thực hiện:
⦁    Tạo mới phiếu mua hàng
+ Bước 1: Chọn “Tạo mới”, mặt định ngày lập phiếu là ngày hiện tại, nhân viên lập là tên người đăng nhập vào hệ thống.
+ Bước 2: Nhập tên nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp

+ Bước 3: Ở bước 2 khi chọn nhà cung cấp thì hệ thống sẻ tự động tính nợ cũ. Tiếp tục chọn hàng hóa bằng cách nhập tên hoặc mã hàng hóa mình mua.

+ Bước 4: Nhập số lượng, chỉnh giá. Tiếp tục chọn hàng hóa khác

+ Bước 5: Khi nhập đủ hàng hóa thì ta thấy phía dưới có tổng tiền toa hàng gồm tiền số và tiền chữ. Ở ô thanh toán, khi bạn có trả tiền cho nhà cung cấp thì bạn điền vào ô thanh toán. Ở đây mình không có trả tiền mà trả sau nên tôi để 0.

+ Bước 6: Chọn “Lưu” để lưu lại. Sẻ có thông báo là đã lưu thành công. Chọn “Ok”.  Sau khi lưu lại thì phiếu chúng ta vừa lưu sẻ xuất hiện bên tìm kiếm.

Tương tự, chúng ta quay về bước 1 để tạo phiếu mua hàng mới.
⦁    In phiếu:
Chọn “In” kế bên nút “Lưu”, sẻ hiện lên giao diện để in, chọn nút in là được

⦁    Sửa phiếu: Ví dụ ta muốn xóa đi một hàng hóa hay thay đổi số lượng, thao tác thực hiện:
+ Bước 1: Nhấp đúp chuột trái vào phiếu muốn sửa bên tìm kiếm, bên phải sẻ hiện thị thông tin chi tiết của phiếu đó. Ở đây mình chọn phiếu ngày 31/03/2016

+ Bước 2: Thay đổi thông tin mà mình muốn sửa.
      Bạn muốn thay đổi số lượng, thay đơn giá thì chỉ cần vào dòng của hàng hóa đó thay đổi đúng theo ý muốn là được
      Còn bạn muốn xóa bớt hàng hóa thì bạn nhấp chuột phải vào hàng hóa muốn xóa, chọn “Xóa” là được.

+ Bước 3: Chọn “Lưu lại”.
⦁    Xóa phiếu: Chuột phải vào phiếu muốn xóa bên tìm kiếm, chọn “Xóa”

⦁    Tương tự chọn “In Phiếu Mua Hang Tổng Hợp”, ta sẻ in phiếu tổng hợp của nhà cung cấp từ ngày đến ngày.

 

 

2. Bán hàng

3. Trả hàng nhà cung cấp

Quản lý nghiệp vụ -> "Trả hàng" -> "Trả hàng nhà cung cấp"

Thao tác tương tự như mua hàng

4. Khách trả hàng

Quản lý nghiệp vụ -> "Trả hàng" -> "Khách trả hàng"

Thao tác tương tự như bán hàng.

5. Thu tiền

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thu tiền”

Chức năng chính: thêm, sửa, xóa, in, thoát.

  • Thêm: chọn khách hàng, chọn lý do thu, nhập số tiền thu, ghi chú. Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin rồi tiếp tục chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Đóng”. Ở đây là trường hợp lưu cả nợ gốc và nợ lãi. Trường hợp nếu thu nợ gốc thì ta nhập thông tin bên trái thôi, thu nợ lãi thì nhập thông tin bên phải.

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”.
  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • In phiếu: chọn phiếu muốn in -> “In”

  • Thoát: chọn “Thoát”.

6. Chi tiền

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Chi tiền”

Chức năng chính: thêm, sửa, xóa, in, thoát.

  • Thêm: chọn nhà cung cấp, chọn lý do chi, nhập số tiền chi, ghi chú. Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin rồi tiếp tục chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Thoát”.

 

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”.
  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • In phiếu: chọn phiếu muốn in -> “In”

  • Thoát: chọn “Thoát”.

PHẦN 4: BÁO CÁO THỐNG KÊ

1. Thống kê xuất nhập tồn

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thống kê xuất nhập tồn”

Bạn muốn thống kê từ ngày nào thì chọn từ ngày, đến ngày nào thì chọn đến ngày, chọn “Xem” để thống kê.

2. Công nợ khách hàng

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Công nợ khách hàng”

Chức năng: xem công nợ khách hàng, xem chi tiết công nợ của khách hàng đó.

+ Xem công nợ khách hàng: chọn ngày bắt đầu tại từ ngày, ngày kết thúc tại đến ngày, chọn “Xem” để thống kê công nợ.

+ Xem chi tiết công nợ của 1 khách hàng: chọn khách hàng muốn xem chi tiết -> “Xem chi tiết công nợ”

Khi chọn “Xem chi tiết công nợ” sẻ hiện ra cái giao diện thống kê các phiếu bán hàng, khách trả hàng, phiếu thu tiền của khách hàng đó.

In chi tiết:

3. Công nợ nhà cung cấp

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> chọn “Công nợ nhà cung cấp”.

Chọn khoản thời gian muốn xem công nợ: "Từ ngày" -> "Đến ngày" rồi chọn "Xem"

Chọn nhà cung cấp cần xem công nợ rồi chọn "Xem chi tiết công nợ"

Nếu muốn In chi tiết công nợ thì chọn vào biểu tượng "In Ấn"

Chức năng: củng tương tự như xem “Công nợ khách hàng”.

4. Hàng tồn dưới định mức

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Hàng tốn dưới định mức”.

Chức năng: xem hàng hóa nào có số lượng tồn hiện tại dưới giới hạn định mức.

5. Bán hàng, thu tiền

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Bán hàng và thu tiền”.

Chức năng: thống kê bán hàng và thu tiền theo nhân viên

6. Thu chi tồn quỹ

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thu chi tồn quỹ”.

Chức năng: Thống kê thu chi tồn quỹ

           In thu chi tồn Nếu muốn in báo cáo thu - chi - tồn quỹ: chọn “Xem -> In” 

7. Chênh lệch lãi lỗ

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thu chi tồn quỹ”.

Chức năng: Xem lợi nhuận của hàng hóa khi bán hàng theo hàng hóa hoặc khách hàng hoặc nhân viên.

8. Tổng kết bán hàng

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thu chi tồn quỹ”.

Chức năng: Tổng kết bán hàng.

In thống kê: Chọn “In”