Phần mềm quản lý bán hàng Vật tư nông nghiệp

Phần 0: TẢI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

Tải tài liệu hướng dẫn có bao gồm phần tính lãi: Tại đây!!! <==

PHẦN 1: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

Gồm những phần sau:

1. Đăng nhập và Đăng xuất

 

Đăng nhập:

      Nhấn đúp chuột vào biểu tượng Quản Lý Bán Hàng trên Desktop: 

      Tên đăng nhập: admin

      Mật khẩu: admin

Đăng xuất:

      Chọn “Quản Trị Hệ Thống” -> “Đăng xuất”

 

2. Thông tin sử dụng

Thông Tin Sử Dụng:

Bạn nhập thông tin của doanh nghiệp mình, rồi chọn "Chấp nhận":

3. Phân quyền

Phân Quyền:

Mục đích: dùng để phân quyền chức năng cho các nhóm Vai Trò, đối tượng người dùng phần mềm, ví dụ bán hàng (với các chức năng như Hóa đơn bán lẻ, hóa đơn bán buôn, thu tiền khách hàng….) kế toán (Tổng hợp bán hàng, báo cáo bán hàng, tổng hợp thu chi…), quản trị (dùng được tất cả chức năng).

Sau đó chọn "Thêm vai trò" để thêm vai trò bạn muốn:

Nhập tên vai trò rồi chọn "Lưu lại":

Chọn "Thêm tài khoản" để thêm tài khoản để sử dụng phần mềm:

Chọn Vai trò, nhập họ tên, tên đăng nhập, mật khẩu rồi chọn "Lưu". Chọn "Thoát" để đóng form lại.

Chọn tài khoản bạn muốn sửa, sau đó chọn "Sửa":

Chọn tài khoản chọn "Xóa" để xóa tài khoản đó:

Để phân quyền cho tài khoản, bạn chọn tài khoản rồi chọn những quyền mà tài khoản đó được sử dụng: 

Sau đó chọn "Phân Quyền":

 

4. Đổi mật khẩu

Đổi mật khẩu:

Chọn "Đổi mật khẩu" form nhập mật khẩu mới sẽ được gọi lên, bạn nhập Mật khẩu mới rồi chọn "Đồng ý" để lưu lại

5. Sao lưu và Import

Sao lưu:

Chọn "Sao lưu" để sao lưu dữ liệu của bạn. Trường hợp bạn sử dụng hosting thì không cần sao lưu vì dữ liệu được lưu trực tuyến.

Chọn nơi lưu trữ rồi chọn "Đồng ý" để tiến hành sao lưu:

Import:

Chức năng này dùng để lấy dữ liệu vào phần mềm bằng file excel mẫu.

Kết thúc: Chọn biểu trượng dấu X bên góc phải trên màn hình.

PHẦN 2: THIẾT LẬP BAN ĐẦU

1. Nhóm Đối Tượng

Nhóm đối tượng: Dùng để chứa Khách Hàng và Nhà Cung Cấp

  

Chọn nhóm đối tượng thì thì danh sách nhóm đối tượng được gọi lên:

2. Khách Hàng

Khách Hàng:nơi quản lý thông tin khách hàng của bạn.

Khi bấm chọn "Khách hàng" danh sách khách hàng sẽ được gọi lên:

3. Nhà cung cấp

Nhà cung cấp: nơi lưu trữ thông tin nhà cung cấp của bạn.

Khi chọn "Nhà cung cấp" danh sách nhà cung cấp sẽ được gọi lên:

4. Nhân viên

Nhân viên: nơi lưu trữ thông tin nhân viên của bạn.

Khi chọn "Nhân viên" danh sách nhân viên của bạn được gọi lên:

5. Nhóm Hàng Hóa

Nhóm hàng hóa: nhóm hàng hóa sẽ chưa hàng hóa.

Khi chọn "Nhóm hàng hóa" danh sách nhóm hàng hóa sẽ được gọi lên:

 

6. Hàng hóa

Hàng hóa: Nơi chứa dữ liệu hàng hóa của bạn.

Danh sách hàng hóa của bạn:

Bảng chi tiết thêm hàng hóa:

7. Quỹ

Quỹ: bao gồm những quỹ tiền của bạn.

Danh sách quỹ tiền:

8. Nội dung thu chi

Nội dung thu chi: 

Danh sách nội dung thu chi:

9. Kho

Kho:bao gồm những kho của bạn.

Danh sách kho hàng của bạn:

 

10. Thiết lập tồn kho ban đầu

Thiết lập tồn kho ban đầu: để nhập số lượng hàng tồn kho vào phần mêm.

hập số lượng của hàng hóa rồi chọn "Lưu" để lưu:

PHẦN 3: NGHIỆP VỤ CHÍNH

1. Mua hàng

 
Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Mua hàng”

Ở đây chúng ta củng có thể thêm nhà cung cấp mới, hàng hóa mới bằng cách chọn Nhà cung cấp, Thêm hàng hóa
nbsp;
Giao diện phần mua hàng gồm 2 phần chính:
⦁    Tìm kiếm: bên trái màn hình, hiển thị danh sách những phiếu mua hàng từ ngày -> đến ngày, có thể tìm những phiếu của nhà cung cấp nào đó.
⦁    Thông tin: Thông tin phiếu mua hàng.
Qua trình thực hiện:
⦁    Tạo mới phiếu mua hàng
+ Bước 1: Chọn “Tạo mới”, mặt định ngày lập phiếu là ngày hiện tại, nhân viên lập là tên người đăng nhập vào hệ thống.
+ Bước 2: Nhập tên nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp

+ Bước 3: Ở bước 2 khi chọn nhà cung cấp thì hệ thống sẻ tự động tính nợ cũ. Tiếp tục chọn hàng hóa bằng cách nhập tên hoặc mã hàng hóa mình mua.

+ Bước 4: Nhập số lượng, chỉnh giá. Tiếp tục chọn hàng hóa khác

+ Bước 5: Khi nhập đủ hàng hóa thì ta thấy phía dưới có tổng tiền toa hàng gồm tiền số và tiền chử. Ở ô thanh toán, khi bạn có trả tiền cho nhà cung cấp thì bạn điền vào ô thanh toán. Ở đây mình không có trả tiền mà trả sau nên tôi để 0.

+ Bước 6: Chọn “Lưu” để lưu lại. Sẻ có thông báo là đã lưu thành công. Chọn “Ok”.  Sau khi lưu lại thì phiếu chúng ta vừa lưu sẻ xuất hiện bên tìm kiếm.

Tương tự, chúng ta quay về bước 1 để tạo phiếu mua hàng mới.
⦁    In phiếu:
Chọn “In” kế bên nút “Lưu”, sẻ hiện lên giao diện để in, chọn nút in là được

⦁    Sửa phiếu: Ví dụ ta muốn xóa đi một hàng hóa hay thay đổi số lượng, thao tác thực hiện:
+ Bước 1: Nhấp đúp chuột trái vào phiếu muốn sửa bên tìm kiếm, bên phải sẻ hiện thị thông tin chi tiết của phiếu đó. Ở đây mình chọn phiếu ngày 31/03/2016

+ Bước 2: Thay đổi thông tin mà mình muốn sửa.
      Bạn muốn thay đổi số lượng, thay đơn giá thì chỉ cần vào dòng của hàng hóa đó thay đổi đúng theo ý muốn là được
      Còn bạn muốn xóa bớt hàng hóa thì bạn nhấp chuột phải vào hàng hóa muốn xóa, chọn “Xóa” là được.

+ Bước 3: Chọn “Lưu lại”.
⦁    Xóa phiếu: Chuột phải vào phiếu muốn xóa bên tìm kiếm, chọn “Xóa”

⦁    Tương tự chọn “In Phiếu Mua Hang Tổng Hợp”, ta sẻ in phiếu tổng hợp của nhà cung cấp từ ngày đến ngày.
 

 

2. Bán hàng

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Bán hàng”

Giao diện phần mua hàng gồm 2 phần chính:

Tìm kiếm: bên trái màn hình, hiển thị danh sách những phiếu mua hàng từ ngày -> đến ngày, có thể tìm những phiếu của khách hàng nào đó. 

Thông tin: Thông tin phiếu mua hàng.

Ở đây chúng ta củng có thể thêm khách hàng mới, hàng hóa mới bằng cách chọn Thêm khách hàng, Thêm hàng hóa

Giao diện phần bán hàng tương tự như phần mua hàng

Quá trình thực hiện: củng tương tự như mua hàng. Ở đây mình xin nói thêm những điểm khác phần mua hàng cho bạn dể hiểu.

Tính lãi phiếu:

Khi tính lãi thì có dấu giống hình chử v ở ô tính lãi gọi là “check tính lãi” thì phiếu này có tính lãi còn không check thì phiếu không tính lãi.

+ Hạn nợ: ở đây 120 ngày có nghĩa là sao 120 ngày bắt đầu từ ngày lập phiếu thì bắt đầu tính lãi

+ Lãi xuất nhập ở lãi xuất 1.2 (%)

+ Khi lưu phiếu nào có tính lãi thì sẻ có màu khác cho mình phân biệt

Phiếu đầu tiên có khách hàng Phạm Minh Hải là phiếu tính lãi, chưa được dừng.

Phiếu mà có tên Huỳnh Văn Trường là phiếu tính lãi đã được dừng.

Phiếu còn lại không có màu là phiếu không có tính lãi.

Cách dừng tính lãi trên phiếu:

In phiếu: có 2 loại để bạn lựa chọn là in có công nợ củ và in không có công nợ

In có công nợ:

In không có công nợ:

Sửa phiếu: Ví dụ ta muốn xóa đi một hàng hóa hay thay đổi số lượng, thao tác thực hiện:

+ Bước 1: Nhấp đúp chuột trái vào phiếu muốn sửa bên tìm kiếm, bên phải sẻ hiện thị thông tin chi tiết của phiếu đó. Ở đây mình chọn phiếu của khách Phạm Minh Hải

+ Bước 2: Thay đổi thông tin mà mình muốn sửa.

      Bạn muốn thay đổi số lượng, thay đơn giá thì chỉ cần vào dòng của hàng hóa đó thay đổi đúng theo ý muốn là được

      Còn bạn muốn xóa bớt hàng hóa thì bạn nhấp chuột phải vào hàng hóa muốn xóa, chọn “Xóa” là được.

+ Bước 3: Chọn “Lưu lại”.

Xóa phiếu: Chuột phải vào phiếu muốn xóa bên tìm kiếm, chọn “Xóa”

Tương tự ta có thể xem lịch sử bán hàng, lịch sử tính lãi của khách hàng đó từ ngày đến ngày.

+ Lịch sử bán hàng

+ Lịch sử tính lãi

 

3. Trả hàng nhà cung cấp

Quản lý nghiệp vụ -> "Trả hàng" -> "Trả hàng nhà cung cấp"

Thao tác tương tự như mua hàng

4. Khách trả hàng

Quản lý nghiệp vụ -> "Trả hàng" -> "Khách trả hàng"

Thao tác tương tự như bán hàng.

5. Thu tiền

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thu tiền”

Chức năng chính: thêm, sửa, xóa, in, thoát.

  • Thêm: chọn khách hàng, chọn lý do thu, nhập số tiền thu, ghi chú. Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin rồi tiếp tục chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Đóng”. Ở đây là trường hợp lưu cả nợ gốc và nợ lãi. Trường hợp nếu thu nợ gốc thì ta nhập thông tin bên trái thôi, thu nợ lãi thì nhập thông tin bên phải.

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”.
  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • In phiếu: chọn phiếu muốn in -> “In”

  • Thoát: chọn “Thoát”.

6. Chi tiền

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Chi tiền”

Chức năng chính: thêm, sửa, xóa, in, thoát.

  • Thêm: chọn nhà cung cấp, chọn lý do chi, nhập số tiền chi, ghi chú. Chọn “Lưu lại”. Nếu muốn tiêp tục thêm thì nhập thông tin rồi tiếp tục chọn “Lưu lại”, ngược lại chọn “Thoát”.

 

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, hiện lên cái bảng trên, ta sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”.
  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • In phiếu: chọn phiếu muốn in -> “In”

  • Thoát: chọn “Thoát”.

7. Tính lãi

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thu tiền”

  • Chức năng: Thêm , sửa, xóa, dừng tính lãi.

+ Thêm: Chọn “Tạo mới” -> Nhập tiền tính lãi -> Chọn khách hàng -> Nhập hạn nợ, nhập lãi xuất, ghi chú -> Chọn “Lưu”

+ Sửa: Nhấp chuột trái vào phiếu muốn sửa, sửa thông tin phiếu, chọn “Lưu”.

+ Dừng tính lãi: nhấp chuột vào cột “Tính lãi” (không được chọn là dừng tính lãi)

+ Xóa: Chuột phải vào phiếu muốn xóa, chọn “Xóa” 

PHẦN 4: BÁO CÁO THỐNG KÊ

1. Thống kê xuất nhập tồn

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thống kê xuất nhập tồn”

Bạn muốn thống kê từ ngày nào thì chọn từ ngày, đến ngày nào thì chọn đến ngày, chọn “Xem” để thống kê.

2. Công nợ khách hàng

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Công nợ khách hàng”

Chức năng: xem công nợ khách hàng, xem chi tiết công nợ của khách hàng đó.

+ Xem công nợ khách hàng: chọn ngày bắt đầu tại từ ngày, ngày kết thúc tại đến ngày, chọn “Xem” để thống kê công nợ.

+ Xem chi tiết công nợ của 1 khách hàng: chọn khách hàng muốn xem chi tiết -> “Xem chi tiết công nợ”

Khi chọn “Xem chi tiết công nợ” sẻ hiện ra cái giao diện thống kê các phiếu bán hàng, khách trả hàng, phiếu thu tiền của khách hàng đó.

In chi tiết:

3. Công nợ nhà cung cấp

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Công nợ nhà cung cấp”.

Chức năng: củng tương tự như xem “Công nợ khách hàng”.

4. Hàng tồn dưới định mức

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Hàng tốn dưới định mức”.

Chức năng: xem hàng hóa nào có số lượng tồn hiện tại dưới giới hạn định mức.

5. Bán hàng, thu tiền

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Bán hàng và thu tiền”.

Chức năng: thống kê bán hàng và thu tiền theo nhân viên

6. Thu chi tồn quỹ

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thu chi tồn quỹ”.

Chức năng: Thống kê thu chi tồn quỹ

           In thu chi tồn quỹ: chọn “Xem -> In”

7. Chênh lệch lãi lỗ

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thu chi tồn quỹ”.

Chức năng: Xem lợi nhuận của hàng hóa khi bán hàng theo hàng hóa hoặc khách hàng hoặc nhân viên.

8. Tổng kết bán hàng

Chọn “Quản lý nghiệp vụ” -> “Thu chi tồn quỹ”.

Chức năng: Tổng kết bán hàng.

In thống kê: Chọn “In”