Xem tài liệu hướng dẫn

Phần mềm quản lý bán hàng Vật tư nông nghiệp

Phần 0: TẢI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

Tải tài liệu hướng dẫn có bao gồm phần tính lãi: Tại đây!!! <==

PHẦN 1: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

Gồm những phần sau:

1. Đăng nhập và Đăng xuất

 

Đăng nhập:

      Nhấn đúp chuột vào biểu tượng Quản Lý Bán Hàng trên Desktop: 

      Tên đăng nhập: admin

      Mật khẩu: admin

Đăng xuất:

      Chọn “Quản Trị Hệ Thống” -> “Đăng xuất”

 

2. Thông tin sử dụng

Thông Tin Sử Dụng:

Bạn nhập thông tin của doanh nghiệp mình, rồi chọn "Chấp nhận":

3. Phân quyền

Phân Quyền:

Mục đích: dùng để phân quyền chức năng cho các nhóm Vai Trò, đối tượng người dùng phần mềm, ví dụ bán hàng (với các chức năng như Hóa đơn bán lẻ, hóa đơn bán buôn, thu tiền khách hàng….) kế toán (Tổng hợp bán hàng, báo cáo bán hàng, tổng hợp thu chi…), quản trị (dùng được tất cả chức năng).

Sau đó chọn "Thêm vai trò" để thêm vai trò bạn muốn:

Nhập tên vai trò rồi chọn "Lưu lại":

Chọn "Thêm tài khoản" để thêm tài khoản để sử dụng phần mềm:

Chọn Vai trò, nhập họ tên, tên đăng nhập, mật khẩu rồi chọn "Lưu". Chọn "Thoát" để đóng form lại.

Chọn tài khoản bạn muốn sửa, sau đó chọn "Sửa":

Chọn tài khoản chọn "Xóa" để xóa tài khoản đó:

Để phân quyền cho tài khoản, bạn chọn tài khoản rồi chọn những quyền mà tài khoản đó được sử dụng: 

Sau đó chọn "Phân Quyền":

 

4. Đổi mật khẩu

Đổi mật khẩu:

Chọn "Đổi mật khẩu" form nhập mật khẩu mới sẽ được gọi lên, bạn nhập Mật khẩu mới rồi chọn "Đồng ý" để lưu lại

5. Sao lưu và Import

Sao lưu:

Chọn "Sao lưu" để sao lưu dữ liệu của bạn. Trường hợp bạn sử dụng hosting thì không cần sao lưu vì dữ liệu được lưu trực tuyến.

Chọn nơi lưu trữ rồi chọn "Đồng ý" để tiến hành sao lưu:

Import:

Chức năng này dùng để lấy dữ liệu vào phần mềm bằng file excel mẫu.

Kết thúc: Chọn biểu trượng dấu X bên góc phải trên màn hình.

PHẦN 2: THIẾT LẬP BAN ĐẦU

1. Mùa vụ

Vào phần Thiết lập ban đầu chọn Mùa vụ

Để tạo mới mùa vụ bạn nhập thông tin vào Form bên dưới: 

(1) Nhập mã mùa vụ

(2) Nhập tên mùa vụ

(3) Tích chọn vào sử dụng

Chọn lưu khi hoàn tất

Để xóa mùa vụ, chọn vào mùa vụ cần xóa và chọn Xóa

2. Nhóm Đối Tượng

Nhóm đối tượng: Dùng để chứa Khách Hàng và Nhà Cung Cấp

  

Chọn nhóm đối tượng thì thì danh sách nhóm đối tượng được gọi lên:

3. Khách Hàng

Khách Hàng:nơi quản lý thông tin khách hàng của bạn.

Khi bấm chọn "Khách hàng" danh sách khách hàng sẽ được gọi lên:

4. Nhà cung cấp

Nhà cung cấp: nơi lưu trữ thông tin nhà cung cấp của bạn.

Khi chọn "Nhà cung cấp" danh sách nhà cung cấp sẽ được gọi lên:

5. Nhân viên

Nhân viên: nơi lưu trữ thông tin nhân viên của bạn.

Khi chọn "Nhân viên" danh sách nhân viên của bạn được gọi lên:

6. Nhóm Hàng Hóa

Nhóm hàng hóa: nhóm hàng hóa sẽ chưa hàng hóa.

Khi chọn "Nhóm hàng hóa" danh sách nhóm hàng hóa sẽ được gọi lên:

 

7. Hàng hóa

Hàng hóa: Nơi chứa dữ liệu hàng hóa của bạn.

Danh sách hàng hóa của bạn:

Bảng chi tiết thêm hàng hóa:

8. Quỹ

Quỹ: bao gồm những quỹ tiền của bạn.

Danh sách quỹ tiền:

9. Nội dung thu chi

Nội dung thu chi: 

Danh sách nội dung thu chi:

10. Kho

Kho:bao gồm những kho của bạn.

Danh sách kho hàng của bạn:

 

11. Thiết lập tồn kho ban đầu

Thiết lập tồn kho ban đầu: để nhập số lượng hàng tồn kho vào phần mêm.

hập số lượng của hàng hóa rồi chọn "Lưu" để lưu:

12. Chương trình khuyến mãi

Vào phần Thiết lập ban đầu chọn Chương trình khuyến mãi

Các chức năng chính: Thêm, Sửa, Xóa

+ Thêm: để thêm mới chương trình khuyến mãi bạn thực hiện như sau

(1) Nhập mã chương trình khuyến mãi

(2) Nhập tên chương trình khuyến mãi

(3) Chọn ngày bắt đầu khuyến mãi

(4) Chọn ngày kết thúc khuyến mãi

(5) Nhập tên hàng hóa khuyến mãi

(6) chọn vào biểu tượng dấu (+) để cấu hình tặng phẩm khuyến mãi. Form cấu hình hàng khuyến mãi được gọi lên

                (1) bạn chọn hàng hóa cần mua để được khuyến mãi

                (2) bạn chọn hàng hóa được khuyến mãi khi mua hàng

Cấu hình điểm tích lũy: Nhập số tiền cần mua và số điểm được nhận sau đó bấm Đồng ý

Cấu hình điểm đổi thưởng: Nhập số tiền cần mua và số điểm được nhận sau đó bấm Đồng ý

PHẦN 3: NGHIỆP VỤ CHÍNH

1. Mua hàng

Vào Quản lý nghiệp vụ chọn  Mua hàng

Form Mua hàng nhà cung cấp được gọi lên:

Để tạo phiếu mua hàng chọn:

+ Chọn Tạo mới để lập phiếu mua hàng

+ Chọn Thêm hàng hóa nếu hàng hóa cần mua chưa có trong danh mục hàng hóa

+ Chọn Thêm nhân viên mua nếu nhân viên đó chưa có trong danh sách nhân viên

Chọn tạo mới và điền thông tin Phiếu mua hàng như sau:

     (1) Chọn nhà cung cấp hoặc tạo mới nếu chưa có

     (2) Chọn loại giá

     (3) Chọn nhân viên

     (4) Nhập thông tin hàng hóa: 

          + Tên hàng hóa

          + Chọn Đơn vị tính phù hợp

          + Nhập chiều dài hàng hóa ( Đơn vị là mét)

          + Nhập chiều rộng hàng hóa (Đơn vị là mét)

          + Nhập số lượng

          + Nhập khối lượng

          + Điều chỉnh lại đơn giá cho phù hợp

          + Chọn kho hàng

          + Chọn công thức tính ( KL x ĐG hoặc SL x ĐG)

     (5) Nhập % Chiếc khấu ( Nếu có) 

     (6) Nhập phí vận chuyển ( Nếu có)

     (7) Nhập số tiền thanh toán

     (8) Chọn quỹ 

Sau khi điền đầy đủ thông tin phiếu mua hàng bạn chọn Lưu để hoàn tất. Phiếu sau khi lưu sẽ được lưu vào Danh sách phiếu mua hàng

Nếu muốn In phiếu mua hàng, bạn chọn IN A4, Form in phiếu mua hàng sẽ được hiển thị ra như sau. Bạn chọn Print để in Phiếu mua hàng.

2. Bán hàng

Vào phần Quản lý nghiệp vụ chọn Bán hàng

Form Phiếu bán hàng sẽ được gọi lên như sau 

Nhập thông tin phiếu bán hàng như sau:

     (1) Chọn khách hàng, hoặc tạo mới nếu chưa tạo

     (2) Chọn loại giá

     (3) Chọn nhân viên

     (4) Nhập thông tin hàng hóa: 

          + Chọn hàng hóa

          + Chọn đơn vị tính phù hợp

          + Nhập chiều dài hàng hóa

          + Nhập chiều rộng hàng hóa

          + Nhập số lượng

          + Nhập khối lượng

          + Điều chỉnh lại đơn giá

          + Chọn kho hàng

          + Chọn công thức (KL x ĐG hoặc SL x ĐG)

     (5) Nhập % Chiếc khấu ( Nếu có )

     (6) Nhập phí vận chuyển ( Nếu có )

     (7) Nhập số tiền thanh toán

     (8) Chọn quỹ

Sau khi điền đầy đủ thông tin chọn Lưu để hoàn tất. Phiếu bán hàng sẽ được lưu trong danh sách phiếu bán hàng

Để tìm kiếm phiếu bán hàng đã lưu, chọn Khoảng thời gian cần xem, chọn Khách hàng, chọn Người lập và bấm Tìm kiếm. Danh sách phiếu sẽ hiển thị bên dưới.

Ở đây chúng ta củng có thể thêm khách hàng mới, hàng hóa mới bằng cách chọn Thêm khách hàng, Thêm hàng hóa

Để in phiếu bán hàng, có 2 loại là in Có công nợ và in Không công nợ:

     + In có công nợ: phiếu in có hiển thị công nợ của khách hàng

     + In không công nợ: phiếu in không hiển thị công nợ của khách hàng

Để chỉnh sửa phiếu bán hàng bạn thực hiện như sau:

+ Bước 1: Nhấp đúp chuột trái vào phiếu muốn sửa trong danh sách phiếu bán hàng

+ Bước 2: Thay đổi thông tin mà bạn muốn sửa.

      Bạn muốn thay đổi số lượng, thay đơn giá thì chỉ cần vào dòng của hàng hóa đó thay đổi đúng theo ý muốn là được

      Bạn muốn xóa bớt hàng hóa thì bạn nhấp chuột phải vào hàng hóa muốn xóa, chọn “Xóa” là được.

+ Bước 3: Chọn “Lưu lại”.

Xóa phiếu: Chuột phải vào phiếu muốn xóa bên tìm kiếm, chọn “Xóa”

Tương tự ta có thể xem lịch sử bán hàng,...

+ Lịch sử bán hàng

+ In phiếu chọn

+ In phiếu xuất hàng tổng hợp theo khu vực

 + In Bảng kê giao hàng

 + In xuất hàng tổng hợp theo khách hàng

3. Trả hàng nhà cung cấp

Vào Quản lý nghiệp vụ  chọn  Trả hàng nhà cung cấp

Thao tác tương tự như mua hàng

Một số hình ảnh trong trả hàng nhà cung cấp:

Phiếu trả hàng NCC

Phiếu in có nợ cũ

Phiếu in không có nợ cũ

4. Khách trả hàng

Vào Quản lý nghiệp vụ chọn Khách trả hàng

Thao tác tương tự như bán hàng.

Một số hình ảnh trong khách trả hàng:

Phiếu khách trả hàng

Phiếu in khách trả hàng

5. Phiếu thu

Vào Quản lý nghiệp vụ chọn Phiếu thu

Bạn chọn khoảng thời gian để xem danh sách phiếu thu, chọn Xem để hiển thị

Chức năng chính: Tạo mới, Sửa, Xóa, In, Xuất Excel

  • Thêm: bạn nhập thông tin vào phiếu thu

           + Chọn ngày lập phiếu thu

           + Chọn nhân viên thu tiền

           + Chọn tên khách hàng

           + Chọn nội dung thu tiền

           + Nhập số tiền cần thu

           + Chọn quỹ

           + Bấm lưu lại sau khi hoàn tất 

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, Form sửa được gọi lên bạn sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”.
  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • In phiếu: chọn phiếu muốn in -> “In”

  • Xuất Excel: Chọn "Xuất Excel" để xuất danh sách phiếu thu ra file Excel

6. Phiếu chi

Vào phần Quản lý nghiệp vụ chọn Phiếu chi

Bạn chọn khoản thời gian và bấm Xem để xem danh sách phiếu chi

Chức năng chính: Tạo mới, Sửa, Xóa, In, Xuất Excel

  • Thêm: bạn nhập thông tin vào phiếu chi

           + Chọn ngày lập phiếu chi

           + Chọn nhân viên lập phiếu chi

           + Chọn tên khách hàng hoặc nhà cung cấp

           + Chọn nội dung chi tiền

           + Nhập số tiền cần chi

           + Chọn quỹ

           + Bấm lưu lại sau khi hoàn tất 

  • Sửa: chọn dòng muốn sửa -> “Sửa”, Form sửa được gọi lên bạn sửa thông tin rồi chọn “Lưu lại”.
  • Xóa: chọn dòng muốn xóa -> “Xóa”.
  • In phiếu: chọn phiếu muốn in -> “In

  • Xuất Excel: Chọn "Xuất Excel" để xuất danh sách phiếu chi ra file Excel

7. Tính lãi

Vào phần Quản lý nghiệp vụ chọn Phiếu tính lãi

  • Chức năng: Thêm , sửa, xóa, dừng tính lãi.

+ Thêm: Thêm mới phiếu tính lãi, form phiếu tính lãi sẽ được gọi lên, bạn thực hiện nhập các thông tin sau:

(1) Chọn ngày lập

(2) Nhập tên khách hàng

(3) Thời gian bắt đầu tình lãi ( ngày )

(4) lãi suất ( %/tháng )

(5) Chọn mùa vụ

(6) Bấm lưu lại để hoàn tất

+ Sửa: Nhấp đúp chuột  vào phiếu muốn sửa, sửa thông tin phiếu, chọn “Lưu”.

+ Dừng tính lãi: Ở cột Chọn dừng tính lãi, bạn tích chọn thì phiếu sẽ dừng tính lãi

+ Xóa: Chuột phải vào phiếu muốn xóa, chọn “Xóa” 

PHẦN 4: BÁO CÁO THỐNG KÊ

1. Thống kê xuất nhập tồn

Vào phần Báo cáo thống kê chọn Xuất - nhập - tồn kho

Bạn chọn khoảng thời gian muốn thống kê chọn “Xem” để thống kê.

2. Công nợ khách hàng

Vào phần Báo cáo thống kê chọn Công nợ khách hàng

Chức năng: xem công nợ khách hàng, xem chi tiết công nợ của khách hàng đó.

+ Xem công nợ khách hàng: chọn khoảng thời gian xem công nợ chọn “Xem” để thống kê công nợ.

+ Xem chi tiết công nợ của 1 khách hàng: Nhấp chuột phải vảo khách hàng muốn xem chi tiết sau đó chọn Xem chi tiếu phiếu

Khi chọn “Xem chi tiết công nợ” sẻ hiện ra cái giao diện thống kê các phiếu bán hàng, khách trả hàng, phiếu thu tiền của khách hàng đó.

In chi tiết công nợ khách hàng

3. Công nợ nhà cung cấp

Vào phần Báo cáo thống kê chọn Công nợ nhà cung cấp

Công nợ nhà cung cấp sẽ được thống kê như sau

Chức năng: củng tương tự như xem “Công nợ khách hàng”.

In Công nợ nhà cung cấp

Để xem chi tiết công nợ: Bạn nhấp chuột phải vào Nhà cung cấp cần xem, chọn Xem chi tiết phiếu

Thông tin chi tiết phiếu sẽ hiển thị như sau

Phiếu in chi tiêt

4. Hàng tồn dưới định mức

Vào Báo cáo thống kê chọn Tồn dưới định mức

Chức năng: xem hàng hóa nào có số lượng tồn hiện tại dưới giới hạn định mức.

5. Tổng kết bán hàng

Vào phần Báo cáo thống kê chọn Tổng kết bán hàng

Chức năng: Tổng kết bán hàng theo khách hàng và tổng kết bán hàng theo hàng hóa

     + Tổng kết bán hàng theo khách hàng

     + Tổng kết bán hàng theo hàng hóa

Giao diện in tổng kết bán hàng

6. Thu chi tồn quỹ

Vào phần Báo cáo thống kê chọn Thu chi tồn quỹ

Chức năng: Thống kê thu chi tồn quỹ

 In thu chi tồn quỹ

7. Tổng hợp kết quả kinh doanh

Vào Báo cáo thống kê chọn Tổng hợp kết quả kinh doanh

Xem tổng hợp kết quả kinh doanh vể Thu, Chi, Tồn quỹ

In kết quả tổng hợp kinh doanh